Breizh Entropy Congress 2/Réunions

Organisation

CR de la réunion du 26/01

réunion d'organisation du Breizh Entropy Congress 2, du 26.01.11

• présents: simon, pierre, manu, geb, Erwan Taz, wanda, Erwan pdt Actux, Erwan, Romarick, kereoz
• durée: 20h30-21h30
• sujet: valider la réservation des salles
• fréquence réunions: tous les mercredi soir (au bar le "Golden gate" dès 20H)

Appel à participation - CFP

Rédiger le CFP :

• *reprendre CFP celui de 2010 et présenter pour le 2 février 2011*
• mettre à jour sur des thématiques actuelles. Simon travaille dessus, _on a besoin de soutien_ ici.
• intégrer des tracks libres. Exemple : plus de présentations rapides (LT de 3mn), un B-side (conf libre).
• voir clairement l'invitation pour : les concerts/musiques expérimentales ; les conférences et les ateliers;
• s'appuyer sur les topics du BCC, cad: society, hacking, making, science, culture, community. (ex: http://events.ccc.de/congress/2009/wiki/Call_for_Participation)
• Traduire : Français et Anglais.

Les orgas du BEC2 lancent l'appel à participation, CFP (call for presentation).

• Les associations et personnes doivent dire ce qu'elles attendent, leurs besoins et répondre.

Exemple: Actux va sonder ces membres, demander leurs attentes et nous les communiquer. Ca a permis d'identifier qu'Actux monterait un stand au BEC2.

• Chaque "partenaire" qui soutient l'événement à un droit de regard ou de participation à l'événement.
• Chacun garde ses contacts et relayera le CFP dans son réseau (les doublons ne sont pas importants)

ex: dès que le CFP est prêt, wanda va démarcher auprès du CREIS http://www.lecreis.org/accueil/present.htm, LQDN, APRIL (oui non?), Marsouin, Petits débrouillards, Rennes 2...

Lancer l'appel pour inviter à qui veut être jury sur le comité de programme

... pour lire les réponses et accompagner les propositions de conférences et ateliers. Wanda et Romarick vont rédiger le texte. (Parfois c'est mal formulé mais l'idée est là; parfois on ne comprend pas mais c'est très pertinent. Donc il faut bien creuser :) Ne pas attendre de recevoir 3 pages de détail mais juste 20 lignes de résumé. Les présentations sont souvent rédigés la veille...) puis éditer les sujets retenus (résumé) sur la page programme du blog.

• Le comité de programme doit: accueillir les propositions, valider la réception, traiter-relecture, valider ou pas, placer dans le programme, valider que le conférencier/atelier/concert est retenu, accompagner le conférencier à son arrivée.
• Des personnes loins ou pas présentes physiquement sont les bienvenues pour aider et participer sur le comité, relais com...etc

Les salles

Manu, Geb et d'autres ont défrichés des salles pour ateliers et conférences. (On verra ensuite pour le fléchage) Salles: le *batiment A2* sur l'université de rennes 1 au 2ème étage est déjà possible. Démarche en cours par manu et geb auprès de l'*ESIR* sur Rennes 1 car le batiment est bien et il y a les salles qu'il faut et démarcher *IFSIC*.

Date et veille d'événements

• Le 8, 9, 10 juin 2011 il y a le SSTIC. SSTIC = 1/3 de techos; 1/3 corporate; 1/3 recherche et defense) ; C&ESAR = décideurs.

Question: Place t'on le BEC2 avant, pendant ou après le SSTIC? Réponses: pendant ce n'est pas bon car ils annulent notre visibilité et on a des publics communs. Après, des bénévoles qui participent professionnellement au SSTIC risquent d'être épuisé à enchaîner sur le BEC.

• On est tous d'accord pour placer *le BEC2 plutôt fin mai* pour avoir du délai: envoie et traitement CFP + diffusion du programme et réservation transport 2 mois à l'avance.

Possibilité de contacter les orgas du SSTIC pour faire un projet conjoint en 2012.

• mi juin : la nuit du hack
• date? : EWacs
• 7 8 9 Avril: hackito ergo sum http://hackitoergosum.org. Relayer le CFP sur les events qui sont avant le BEC2.

Le blog du Congrès

Propositions :

• une page qui présente l'événement (le CFP en fait)
• la page du programme
• mettre le nom ou surnom des organisateurs, métier (une diversité importante), activités sur le Congrès pour dire qui on est

+ rajouter des partenaires (avec leur accord), ex: loop, tetalab

Varia:

• Organisation co-voiturage pour aller au *Fosdem* à Bruxelles le http://fosdem.org/2011

e FOSDEM est la conférence européenne qui réunit le plus de développeurs de Logiciels Libres. Elle se tient une fois par an à Bruxelles et ce sera le week-end des 5 et 6 février pour l'édition 2011 (l'entrée est gratuite). Il sera précédé du Beer Event le vendredi soir, une des rares occasions de voir le Beer Distribution Algorithm v3.2 (stable) mis en application. Un résumé en français: http://linuxfr.org/2011/01/23/27800.html Note: Lekernel fête son anniversaire sur place^^

• La *journée TRON* à Rennes, est prévue pour samedi 5 février après midi pour placer la projection de TRON 1982 et ensuite aller en ville pour voir la version 2011.

Je remercie Taz qui a cadencé la soirée; Manu qui a fait des recherches poussées sur Rennes 1 ainsi que Geb pour ces démarches; Erwan (pdt. Actux) pour la coordination avec les membres d'Actux; Matv et les contributeurs sur le nouveau blog de l'événement; les nouveaux participants sur le comité de programme et tous les autres :) + une pensée pour Kereoz qui part dans 2 jours o/ et qui nous avait rejoint en fin de soirée.

CR de la réunion du 12/01

Compte-rendu du 12 janvier 2011 pour transmettre et informer sur la ML correspondante

Réunion au golden Gate de 20H30 à 22H30. Personnes présentes: Ksamak, Taz, Wanda, Erwan, Simon, Pierre, Geb, Remi, MatV,

- le bureau et personnes joignables sur l'organisation du BEC2: Ksamak (ksamaka at gmail point com), Taz (taz at breizh-entropy point org), Simon (simon point boulay at gmail point com)

- la recherche de salles pour situer une date entre mi-avril et mi-mai 2011. Taz va chercher à Telecom Bretagne; Ksamak à Rennes 1; Wanda à Rennes 2. Recherche active jusqu'au mercredi 19 janvier 2011.

- La mailing-list:

• Il y a un travail pour recadrer et rendre visible les listes et leurs rôles; accueillir et informer les différents publics qui veulent s'impliquer dans le projet.
• créer une liste dédiée hacklab. Donc re-informer les gens au sujet de sa création.
• Récupérer les informations importantes de la ML et le reporter sur le blog. MatV et Taz se proposent.

- Appel à soutien Rédiger et envoyer l'appel à soutien pour inviter les personnes à organiser le BEC2

- Base de contacts Envoyez nos contacts de participants, partenaires ou conférenciers potentiels à Taz. Il centralise pour pouvoir fédérer, gérer des adresses privées et faire suivre le call for paper.

- le CFP Reprendre le document de l'an dernier et le mettre à jour > intégrer les thèmes (hacking, making, policy, culture et security - vérifier que c'est ça) > envoyer l'appel à propositions à Taz qui a la liste des contacts.

- Validation du format: jeudi soir concert (electronique, expérimental) à l'elabo (se renseigner auprès d'Alex sur la sécurité des lieux), vendredi et samedi conférences/ateliers.

- Validation qu'hacknowledge porte le BEC2 et qu'Actux, comme premier partenaire actuel soutien l'événement.

- Echéancier :

• Salles: trouver avant 19 janvier 2011
• Appel à soutien: pour le 19 janvier 2011
• Faire et envoyer le CFP pour le 19 janvier 2011
• Cloture le CFP entre 16 et 23 février

Les idées et informations de la soirée:

• Une semaine avant l'événement, organiser un atelier ou une expo sur le campus de Rennes2 et sciences politiques pour les inviter/sensibiliser au BEC2, diffuser les affiches, qu'ils aillent voir sur le site.
• Gulliver travaille sur Thor
• Rémi qui était présent aura besoin d'être informé pour organiser son propre atelier et sera content d'avoir des infos sur le volet enregistrement audio/vidéo, matériel dispo ou nécessaire. Un groupe de travail est prévu sur ce sujet - Ex : voir avec Yohan Lepage
• Geb propose une entrée tarif libre qui pourrait budgéter un transport de conférencier
• Erwan informe à la fin de la réunion qu'il a trouvé cette réunion trop longue pour ce qui en ressort.

CR de la réunion du 15/12

Invitation à participation à l'organisation du Breizh Entropy Congres 2 Ceux qui ne sont pas présent-es pour les réunions peuvent à tout moment rejoindre l'organisation de ce Congrès, se présenter à nous pour présenter vos attentes (animer un atelier, donner une conférencer) ou apporter votre aide sur place. Merci de relayer les dates de réunion lorsqu'elles sont proposées.

Les personnes présentes Les personnes présentes ce 15 décembre 2010: Ksamak, pierre C, matv, MatLau, simon, manu, petrus E, wanda et alex. D'autres personnes ont envoyé leur souhaits par mail: ce sera intégré dans ce document, sur le etherpad qui fédère toutes les informations. Méthodes MatV nous a fait la lecture des sujets édités sur l'etherpad: salles et CFP ; Ksamak et Wanda ont posé les questions aux participants. Rencontres Se voir pour aller plus vite et accueillir les bonnes volontés tout le long de l'organisation. Cette réunion a durée 2H. Associations organisatrices 3 représentants Actux confirment soutenir le BEC2; 3 représentants Hacknowledge portent le BEC2.

COMITE et partage des rôles

Proposez vous dans chaque activités pour compléter ce qu'il y a à faire

ORGANISATION

• comité: les associations organisatrices
• trésorerie: rechercher, surveiller, proposer, éditer des chèques, communiquer dessus. pierre C, Mat Lau

Informer les conférenciers de ce qui sera payé ou pas (transport, repas, hébergement)

LOGISTIQUE

• materiel connectique, définir les besoin : Matv eeet manu
• materiel mp3/video/enregistremnt/encodage/upload (sur place et post traitement) : yohan, Petrus (transcode à la volée multicast et voir pour le format de sortie)
• salles (recherche, validation pour avoir une date): wanda va regarder Rennes 2 et sciences po (R1); Ksamak relancer Rennes 1; X

regarder salle Ciné Larvaur (conf dans un ciné.) (salle concert: bar?)

• wifi/renater locaux: Ksamak va voir Irisa; Petrus, Geb

COMMUNICATION

• relation publique: veille sur ce qu'on dit sur nous, savoir présenter, presse et journaliste. John? Wanda
• com. externe (diffuser les communités de presse, le call for paper): X
• creation graphique (flyers, bannière, affiche): X
• com/media/presse (TV rennes /Canal B / Irisa): John? Rémi? X

CONFERENCES-ATELIERS-CONCERT

• ateliers demo party : Taz? yohan? Newb's? - ce serait jeudi en journée (volet public/scolaire) et en soirée (plus nerdz)
• concerts (chacun cherche et voir la réponse du call for paper): MatV (Artemus35), X
• recherche et veille de VIP: petrus, simon, mat lau
• Idées de VIP ou intervenants : Sam Osward; Tristan Nitot, Benjamin Bayard, J.Zimmerman; Brieux (fondateur VLC); voir liste de noms du côté RMLL ; Limor (composant do it yourself) new york resistor ; Big Brother Awards (wanda va contacter), OVH Oles surnom et KLAVA Octave, Creis (rechercher l'url), Marsouin, Petit débrouillard
• traduction des textes: ksamak

APPEL A CONFERENCE ET FORMAT

• Veille sur les sujets d'actualités (ex: Deep paquet inspection): Petrus
• CFP : X
• format (durée, format (plenière/conf/atelier/lightning Talk/performance art.), genre (societé, communauté, sciences, hacking, culture, making), niveau: débutant ou confirmé), sessions parallèles, jours): X
• gestion conférence/conférencier (lecture réponse des CFP, critères, accueil) : nicolas?

ACCUEIL

• quoi visiter durant le séjour (informer durée cout transport): X
• plan accès et info transport (avion, bus, route, nom du réseau: star): X
• Accueil: flechage, autocollants, affiches, fllyers, programme, exposition: X
• Gestion des bénévoles: les accueillir, prendre leurs coordonnées, les informer des activités à faire (accueil, services, secours...): X
• repas: Alex a une cantine mobile (menu possible: galette saucisse, oignon au miel...) jusqu'à 1000 personnes. Il faut une personne dédié dessus pour lui préciser la quantité de repas et quand dans la journée pour qu'il gère les achats. Valider si Alex est adopter pour couvrir tout le BEC2.
• hébergement: recherche hotel et hebergement privé - demander la préférence aux conférenciers quand vous aurez les budgets.

PLACE HEBERGEMENT

On invite chaque personne qui va accueillir un conférencier à lui servir de guide: pour lui présenter la ville, le BEC2 mais aussi pour lui préciser: sac de couchage ou lit disponible, douche dispo et petit dej, indiquer le bus ou le porter. Ksamak : prend en charge 2 conférenciers ; Ptreus : 2 ; Manu: 2 ; Wanda et nico: 4 ; Mat Lau: 2 ; Alex: 4 ; Autres: Consigne importante: ne pas mettre l'adresse postale et coordo. tel de ceux qui accueillent ni conférenciers sur le site internet.

PROGRAMME ET LIEU proposés

• propositions de contenu des ateliers: à l'elabo jeudi en journée et un OFF en soirée (live coing, demo party (voir taz, yohan, newb's?), cheap tuning, circuit banding, lire rfid)
• propositions concert: Alex connait des groupes. type: participatif et démonstratif - vidéo projection attendue mais salle trop petite pour projeter donc chapiteau envisageable. Capacité de la cave: 200 personnes. horaire: ça pourrait être 18H - minuit.

Pour information:

• diapason (5000 euros). contre : ça coute des sous ; pour: accessible tou public et à côté des confs
• Jardin Moderne. contre: ça coute des sous; pour: accessibilité touu public

COMMUNICATION

A retrouver: Le communiqué de bilan de l'an dernier et toutes les productions graphique Editer : un document pour citer: combien de salles, participants, câbles, bénévoles, confs... Editer: le bilan amélioration (ex: pas de volcan, améliorer cad. budgétiser de la com (flyers, net) communication externe: qui veut aller présenter hacknowledge au festival Dazibao? Améliorer le titre : breizh entropy ça ne parle pas communication externe: qui veut aller présenter hacknowledge à Dazibao améliorer le titre : breizh entropy ça parle pas

CR de la réunion du 09/02

Participants: geb, Pierre, manu, Erwan (pdt Actux), nameless, taz, Simon

Ordre du jour: Prise en compte et réaction à la décision d'Actux de ne pas participer à l'organisation du BEC

Sans le soutien d'une association d'étudiants de Rennes 1, les chances d'obtenir des salles à Rennes 1 dans les temps sont très faibles.

3 réactions ont été envisagées:

1. Continuer à chercher des salles pour un évènement fin mai / début juin

L'échéance se rapprochant, on se donne jusqu'à la prochaine réunion (16 février) pour explorer les pistes qui avaient été plus ou moins écartées car à priori moins accessibles que Rennes1:

• Irisa: Un premier contact a été pris par wanda. Un RDV à plusieurs est à prévoir si le dossier à quelques chances d'aboutir. Il est à noter qu'un BEC à l'Irisa pourrait poser des problèmes à certains intervenants ou visiteurs.

• INSA: Pierre et manu vont demander pour début juin. L'INSA étant fermée le samedi, cela pourrait poser problème.

• Telecom Bretagne: nameless` et taz se chargent de faire la demande. Tout comme l'INSA, le samedi pourrait poser problème et de plus l'accès aux locaux devra être assez restreint.

• Rennes 2: Erwan va voir s'il est possible de s'appuyer sur la fédé des assos pour obtenir des salles à Rennes2.

2. Repousser le BEC à septembre

Cela ne résout pas le problème de salle mais laisse plus de temps pour la recherche. Cette solution pourrait permettre de monter un dossier plus solide, de développer des partenariats ou d'envisager des solutions plus institutionnelles (collectivités locales, MJC, Cantine ?).

Le Pôle image et Réseau est envisagé.

Si le BEC a lieu en septembre, il ne sera probablement pas possible de faire appel à l'INSA, TB, supélec ou autres écoles du même type car les cours auront repris.

3. Annuler le BEC

Pas prévu pour le moment.

Les points 2 et 3 seront discutés à la prochaine réunion le 16 février au Golden Gate à 20h.

CR de la réunion du 16/02/2011

Participants : Erwan (pdt Actux), geb, gwenchlan, Manu, nameless`, Pierre, Simon, taz

Ordre du jour : report du BEC et gestion des mailing-lists

1) BEC

a) Report du BEC2 à septembre :

Suite à l'absence de réponse de la part de l'insa et de télécom bretagne, le BEC est reporté à septembre conformément à ce qui avait été décidé lors de la réunion précédente.

b) Comité d'organisation du BEC2

Les participants de la réunion sont membres du comité d'organisation du BEC2. Le comité d'orga reste ouvert à toute personne souhaitant s'impliquer. Manu est nommé coordinateur du BEC.

c) Travail à faire

Il ne faut pas se relâcher et continuer à chercher une salle. Il faut profiter du report pour établir un dossier solide de demande de salle.

Manu va établir une deadline à suivre. Cette deadline contiendra les dates limites pour trouver les salles, rédiger le cfp, envoyer le cfp, etc.

Il faut créer une page privée sur le wiki pour lister les personnes contactées et à contacter. Cette page ne sera accessibles qu'aux personnes en faisant la demande.

La page d'accueil du blog va être revue. Son contenu sera raccourci. Suites aux remarques de geb sur les erreurs dans le planning, celui-ci sera corrigé.

2) Gestion des mailing-lists

La liste orga@ va être prochainement supprimée. Merci de ne plus l'utiliser. Pour rappel, vous pouvez voir l'ensemble des ml sur [1]

Il a été choisi de ne pas modérer en interne les listes. Seuls les messages de personnes non-inscrites sur les listes seront modérés.

Une charte de bonne conduite va être rédigée. Cette charte rappellera le fonctionnement de ml et les règles à respecter lorsque l'on poste (pas d'insulte, etc).

geb encourage l'utilisation d'annonces@ pour diffuser l'actualité des autres hackerspaces et gul.

Les droits d'administration des listes vont être distribués à plus de personnes. Le rôle des administrateurs sera de veiller au respect de la charte, calmer les gens en privé, de rediriger les discussions qui ne se font pas sur la bonne liste et de sanctionner si besoin. En plus de geb et taz, sont nommés administrateurs nameless`, Simon et moi-même. Ceux qui souhaitent devenir administrateur peuvent envoyer un mail à geb.