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Les idées et informations de la soirée:
Les idées et informations de la soirée:
- Une semaine avant l'événement, organiser un atelier ou une expo sur le campus de Rennes2 et sciences politiques pour les inviter/sensibiliser au BEC2, diffuser les affiches, qu'ils aillent voir sur le site.
* Une semaine avant l'événement, organiser un atelier ou une expo sur le campus de Rennes2 et sciences politiques pour les inviter/sensibiliser au BEC2, diffuser les affiches, qu'ils aillent voir sur le site.
- Gulliver travaille sur Thor
* Gulliver travaille sur Thor
- Rémi qui était présent aura besoin d'être informé pour organiser son propre atelier et sera content d'avoir des infos sur le volet enregistrement audio/vidéo, matériel dispo ou nécessaire. Un groupe de travail est prévu sur ce sujet - Ex : voir avec Yohan Lepage
* Rémi qui était présent aura besoin d'être informé pour organiser son propre atelier et sera content d'avoir des infos sur le volet enregistrement audio/vidéo, matériel dispo ou nécessaire. Un groupe de travail est prévu sur ce sujet - Ex : voir avec Yohan Lepage
- Geb propose une entrée tarif libre qui pourrait budgéter un transport de conférencier
* Geb propose une entrée tarif libre qui pourrait budgéter un transport de conférencier
- Erwan, pdt d'Actux informe à la fin de la réunion qu'il a trouvé cette réunion trop longue pour ce qui en ressort.  
* Erwan, pdt d'Actux informe à la fin de la réunion qu'il a trouvé cette réunion trop longue pour ce qui en ressort.


==CR de la réunion du 15/12==
==CR de la réunion du 15/12==

Version du 13 janvier 2011 à 15:53

Organisation

CR de la réunion du 12/01

Compte-rendu du 12 janvier 2011 pour transmettre et informer sur la ML correspondante Réunion au golden Gate de 20H30 à 22H30. Personnes présentes: Ksamak, Taz, Wanda, Erwan, Simon, Pierre, Geb, Remi, MatV,

- le bureau et personnes joignables sur l'organisation du BEC2: Ksamak (ksamaka at gmail point com), Taz (taz at breizh-entropy point org), Simon (simon point boulay at gmail point com)

- la recherche de salles pour situer une date entre mi-avril et mi-mai 2011. Taz va chercher à Telecom Bretagne; Ksamak à Rennes 1; Wanda à Rennes 2. Recherche active jusqu'au mercredi 19 janvier 2011.

- La mailing-list:

  • Il y a un travail pour recadrer et rendre visible les listes et leurs rôles; accueillir et informer les différents publics qui veulent s'impliquer dans le projet.
  • créer une liste dédiée hacklab. Donc re-informer les gens au sujet de sa création.
  • Récupérer les informations importantes de la ML et le reporter sur le blog. MatV et Taz se proposent.

- Appel à soutien Rédiger et envoyer l'appel à soutien pour inviter les personnes à organiser le BEC2

- Base de contacts Envoyez nos contacts de participants, partenaires ou conférenciers potentiels à Taz. Il centralise pour pouvoir fédérer, gérer des adresses privées et faire suivre le call for paper.

- le CFP Reprendre le document de l'an dernier et le mettre à jour > intégrer les thèmes (hacking, making, policy, culture et security - vérifier que c'est ça) > envoyer l'appel à propositions à Taz qui a la liste des contacts.

- Validation du format: jeudi soir concert (electronique, expérimental) à l'elabo (se renseigner auprès d'Alex sur la sécurité des lieux), vendredi et samedi conférences/ateliers. - Validation qu'hacknowledge porte le BEC2 et qu'Actux, comme premier partenaire actuel soutien l'événement.

- Echéancier : Salles: trouver avant 19 janvier 2011 Appel à soutien: pour le 19 janvier 2011 Faire et envoyer le CFP pour le 19 janvier 2011 Cloture le CFP entre 16 et 23 février

Les idées et informations de la soirée:

  • Une semaine avant l'événement, organiser un atelier ou une expo sur le campus de Rennes2 et sciences politiques pour les inviter/sensibiliser au BEC2, diffuser les affiches, qu'ils aillent voir sur le site.
  • Gulliver travaille sur Thor
  • Rémi qui était présent aura besoin d'être informé pour organiser son propre atelier et sera content d'avoir des infos sur le volet enregistrement audio/vidéo, matériel dispo ou nécessaire. Un groupe de travail est prévu sur ce sujet - Ex : voir avec Yohan Lepage
  • Geb propose une entrée tarif libre qui pourrait budgéter un transport de conférencier
  • Erwan, pdt d'Actux informe à la fin de la réunion qu'il a trouvé cette réunion trop longue pour ce qui en ressort.

CR de la réunion du 15/12

Invitation à participation à l'organisation du Breizh Entropy Congres 2 Ceux qui ne sont pas présent-es pour les réunions peuvent à tout moment rejoindre l'organisation de ce Congrès, se présenter à nous pour présenter vos attentes (animer un atelier, donner une conférencer) ou apporter votre aide sur place. Merci de relayer les dates de réunion lorsqu'elles sont proposées.

Les personnes présentes Les personnes présentes ce 15 décembre 2010: Ksamak, pierre C, matv, MatLau, simon, manu, petrus E, wanda et alex. D'autres personnes ont envoyé leur souhaits par mail: ce sera intégré dans ce document, sur le etherpad qui fédère toutes les informations. Méthodes MatV nous a fait la lecture des sujets édités sur l'etherpad: salles et CFP ; Ksamak et Wanda ont posé les questions aux participants. Rencontres Se voir pour aller plus vite et accueillir les bonnes volontés tout le long de l'organisation. Cette réunion a durée 2H. Associations organisatrices 3 représentants Actux confirment soutenir le BEC2; 3 représentants Hacknowledge portent le BEC2.

COMITE et partage des rôles

Proposez vous dans chaque activités pour compléter ce qu'il y a à faire

ORGANISATION

  • comité: les associations organisatrices
  • trésorerie: rechercher, surveiller, proposer, éditer des chèques, communiquer dessus. pierre C, Mat Lau

Informer les conférenciers de ce qui sera payé ou pas (transport, repas, hébergement)

LOGISTIQUE

  • materiel connectique, définir les besoin : Matv eeet manu
  • materiel mp3/video/enregistremnt/encodage/upload (sur place et post traitement) : yohan, Petrus (transcode à la volée multicast et voir pour le format de sortie)
  • salles (recherche, validation pour avoir une date): wanda va regarder Rennes 2 et sciences po (R1); Ksamak relancer Rennes 1; X

regarder salle Ciné Larvaur (conf dans un ciné.) (salle concert: bar?)

  • wifi/renater locaux: Ksamak va voir Irisa; Petrus, Geb

COMMUNICATION

  • relation publique: veille sur ce qu'on dit sur nous, savoir présenter, presse et journaliste. John? Wanda
  • com. externe (diffuser les communités de presse, le call for paper): X
  • creation graphique (flyers, bannière, affiche): X
  • com/media/presse (TV rennes /Canal B / Irisa): John? Rémi? X

CONFERENCES-ATELIERS-CONCERT

  • ateliers demo party : Taz? yohan? Newb's? - ce serait jeudi en journée (volet public/scolaire) et en soirée (plus nerdz)
  • concerts (chacun cherche et voir la réponse du call for paper): MatV (Artemus35), X
  • recherche et veille de VIP: petrus, simon, mat lau
  • Idées de VIP ou intervenants : Sam Osward; Tristan Nitot, Benjamin Bayard, J.Zimmerman; Brieux (fondateur VLC); voir liste de noms du côté RMLL ; Limor (composant do it yourself) new york resistor ; Big Brother Awards (wanda va contacter), OVH Oles surnom et KLAVA Octave, Creis (rechercher l'url), Marsouin, Petit débrouillard
  • traduction des textes: ksamak

APPEL A CONFERENCE ET FORMAT

  • Veille sur les sujets d'actualités (ex: Deep paquet inspection): Petrus
  • CFP : X
  • format (durée, format (plenière/conf/atelier/lightning Talk/performance art.), genre (societé, communauté, sciences, hacking, culture, making), niveau: débutant ou confirmé), sessions parallèles, jours): X
  • gestion conférence/conférencier (lecture réponse des CFP, critères, accueil) : nicolas?

ACCUEIL

  • quoi visiter durant le séjour (informer durée cout transport): X
  • plan accès et info transport (avion, bus, route, nom du réseau: star): X
  • Accueil: flechage, autocollants, affiches, fllyers, programme, exposition: X
  • Gestion des bénévoles: les accueillir, prendre leurs coordonnées, les informer des activités à faire (accueil, services, secours...): X
  • repas: Alex a une cantine mobile (menu possible: galette saucisse, oignon au miel...) jusqu'à 1000 personnes. Il faut une personne dédié dessus pour lui préciser la quantité de repas et quand dans la journée pour qu'il gère les achats. Valider si Alex est adopter pour couvrir tout le BEC2.
  • hébergement: recherche hotel et hebergement privé - demander la préférence aux conférenciers quand vous aurez les budgets.

PLACE HEBERGEMENT

On invite chaque personne qui va accueillir un conférencier à lui servir de guide: pour lui présenter la ville, le BEC2 mais aussi pour lui préciser: sac de couchage ou lit disponible, douche dispo et petit dej, indiquer le bus ou le porter. Ksamak : prend en charge 2 conférenciers ; Ptreus : 2 ; Manu: 2 ; Wanda et nico: 4 ; Mat Lau: 2 ; Alex: 4 ; Autres: Consigne importante: ne pas mettre l'adresse postale et coordo. tel de ceux qui accueillent ni conférenciers sur le site internet.

PROGRAMME ET LIEU proposés

  • propositions de contenu des ateliers: à l'elabo jeudi en journée et un OFF en soirée (live coing, demo party (voir taz, yohan, newb's?), cheap tuning, circuit banding, lire rfid)
  • propositions concert: Alex connait des groupes. type: participatif et démonstratif - vidéo projection attendue mais salle trop petite pour projeter donc chapiteau envisageable. Capacité de la cave: 200 personnes. horaire: ça pourrait être 18H - minuit.

Pour information:

  • diapason (5000 euros). contre : ça coute des sous ; pour: accessible tou public et à côté des confs
  • Jardin Moderne. contre: ça coute des sous; pour: accessibilité touu public

COMMUNICATION

A retrouver: Le communiqué de bilan de l'an dernier et toutes les productions graphique Editer : un document pour citer: combien de salles, participants, câbles, bénévoles, confs... Editer: le bilan amélioration (ex: pas de volcan, améliorer cad. budgétiser de la com (flyers, net) communication externe: qui veut aller présenter hacknowledge au festival Dazibao? Améliorer le titre : breizh entropy ça ne parle pas communication externe: qui veut aller présenter hacknowledge à Dazibao améliorer le titre : breizh entropy ça parle pas